В настоящее время трудно найти такую организацию, которая бы совсем не пользовалась компьютерной техникой. Компьютеры и принтеры, объединенные в локальную сеть, использование ресурсов глобальной сети (Интернета) являются сейчас необходимыми условиями нормальной работы любого офиса. Как и любой другой вид оборудования, компьютерная техника требует специального обслуживания, поскольку компьютеры и другие элементы локальной сети имеют особенность периодически выходить из строя. Часто бывает необходимым обновить программное обеспечение, установленное на компьютерах, сделать это необходимо корректно, в противном случае не миновать постоянных сбоев в работе программ. Офисные работники постоянно сталкиваются с ситуациями, когда необходимо квалифицированное компьютерное обслуживание – принтер перестал печатать, необходимая для работы программы зависла, пропала связь с нужным сервером, появилась угроза вирусного заражения, файлы вдруг перестали читаться и т.д. Поэтому в штате многих компаний имеется IT-специалист (иногда целое подразделение), в функции которого входит устранение подобных проблем, а также системное администрирование.
Для небольших компаний разумной альтернативой необходимости иметь своего IT-специалиста является обращение к услугам компьютерных фирм, предлагающих абонентское обслуживание компьютеров. Суть такого обслуживания заключается в том, что при каждом сбое в локальной сети организации, при каждой проблемной ситуации с ее компьютерной техникой, она получает соответствующую помощь. В организацию будет направлен специалист, обладающий достаточной квалификацией для решения возникшей проблемы. Как правило, штат подобных компьютерных фирм укомплектован опытными специалистами, способными решить задачу практически любого характера. Среди них есть специалисты, занимающиеся узкими областями – программирование, администрирование, электроника, ведь характер возникшей неисправности может быть самым разным. В большинстве случаев квалификации одного специалиста не достаточно для решения всех компьютерных проблем, которые могут возникнуть. Между компанией-клиентом и компьютерной фирмой заключается договор, в котором оговариваются все условия. Его можно рассматривать как своего рода гарантию качественного и своевременного обслуживания. В условиях договора может быть указана возможность и периодичность профилактических мероприятий. Они проводятся с целью свести к нулю появление неприятных моментов, связанных с выходом из строя отдельных элементов IT-структуры клиента.